Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower et comment l'utiliser dans la gestion du temps. Principe d'Eisenhower : description, caractéristiques et application Questions importantes et sans importance

34 Le président américain Dwight David Eisenhower était un homme très occupé. Pour faire plus en une journée, il a créé son propre outil de gestion du temps efficace, aujourd'hui appelé matrice d'Eisenhower ou matrice de priorités. Quelle est l’essence de la méthode ?

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower ?

L'idée de la matrice d'Eisenhower est d'apprendre à distinguer rapidement les questions importantes de celles sans importance et celles qui ne nécessitent aucune attention. Eisenhower a proposé de diviser toutes les questions en cours et prévues en 4 catégories basées sur le principe d'urgence et d'importance. Pour plus de clarté, il a dessiné un carré et l'a divisé en 4 champs. Chaque champ contenait une liste de tâches :

Champ 1 : Questions importantes et urgentes ;
Champ 2 : Questions importantes, mais peu urgentes ;
3 champs : questions non importantes, mais urgentes ;
Champ 4 : Questions non importantes ou urgentes.

Comment travailler avec le carré Eisenhower ?

Regardons la place Eisenhower plus en détail :

Questions importantes et urgentes. Que mettriez-vous dans cette catégorie ? Combien de choses urgentes et importantes pourraient être écrites sur ce carré ? L’astuce est que la planification d’Eisenhower ne peut être qualifiée d’efficace que lorsque la toute première case est toujours propre, sans une seule entrée. Si vous avez une liste de tâches que vous pouvez attribuer à ce champ de la matrice, cela signifie que quelque chose interfère avec votre travail productif : paresse, manque d'autodiscipline, incapacité à définir correctement les priorités, etc. Tout cela conduit à se précipiter emplois, ce qui a un effet néfaste sur le mental et condition physique personne.
Des questions importantes, mais pas très urgentes. Eisenhower, lors de la création de son système de gestion du temps, était sûr que cette catégorie était la plus importante. Confier une tâche ici en temps opportun et assumer sa mise en œuvre signifie la possibilité de consacrer autant de temps que nécessaire à la résolution du problème. Par exemple, une visite opportune chez un médecin préviendra la maladie, et la rédaction du certificat d’études d’un étudiant thèse Un peu d'avance laissera la possibilité de corriger les erreurs.
Ce n’est pas très important, mais c’est urgent. Ce champ de la matrice d'Esenhower est destiné à placer ici les choses qui interfèrent travail efficace et nécessitent donc une élimination immédiate. Par exemple, réparer un ordinateur cassé, aider votre belle-mère à transporter des meubles jusqu'à la maison de campagne, etc.
Pas de questions urgentes ou importantes. Dans la matrice des priorités, il y a également une place pour les choses que nous faisons tous les jours afin de ne plus penser au travail.
Ce sont de longues conversations au téléphone, regarder des séries télévisées, des flux d'amis, écrire des lettres, etc. Autrement dit, toutes ces choses qui sont agréables, mais pas nécessaires. Eisenhower, parlant des priorités, a qualifié ces activités de « perte de temps » qui affectent négativement la productivité du travail.

Il sera plus pratique de travailler avec le carré d'Eisenhower si :

Organisez les tâches dans chaque domaine par ordre d'importance, en les numérotant en lettres ou en chiffres latins. Vous devez d’abord vous attaquer aux problèmes les plus urgents et les plus importants ;
Concentrez-vous principalement sur les questions de la case 2. Si des choses de la liste des questions peu urgentes, mais importantes tombent dans la case des questions importantes et urgentes, ce n’est pas grave. L’essentiel est qu’un tel mouvement ne devienne pas une tendance ;
Définissez vous-même des objectifs à long terme et décrivez les tâches étape par étape pour les atteindre. Répartir les tâches en carrés ;
Ne vous laissez pas distraire de la tâche en cours en prenant des pauses pour fumer, en consultant vos e-mails ou d'autres choses.

Ainsi, la matrice créée par le président Eisenhower est un outil efficace de gestion du temps, utilisé avec succès dans la pratique depuis plus d'un demi-siècle.

La matrice d'Eisenhower comme outil de définition des priorités

On pense que le général Dwight Eisenhower a utilisé cette méthode.

Il a créé une matrice de classification des tâches qu'il a utilisée pour organiser son temps plus efficacement, et cela l'a aidé à réussir : devenir président des États-Unis.

Tous les cas, selon la matrice d'Eisenhower, peuvent être divisés en quatre catégories en fonction de leur importance et de leur urgence.

Examinons de plus près chacune de ces catégories.

A. Important et urgent. Les choses dans cette catégorie doivent être faites immédiatement. Le mot qui leur convient le mieux est « urgence ».

Demain, c'est l'examen, mais les billets n'ont pas encore été appris, et il faut finir à la hâte d'apprendre ce qui a longtemps été reporté à plus tard.

« Il faut vivre de manière à ce que les choses importantes ne se transforment pas en urgences. »

B. Important et non urgent. Les cas de cette catégorie sont les plus « offensés », nous y prêtons le moins d’attention, car ils ne sont pas urgents ! «Le temps presse», nous réfléchissons à de telles questions et les mettons en veilleuse. "L'examen est si loin, tout le semestre est devant, tu n'as pas encore besoin d'y penser

à propos de la préparation... Bon, il reste encore un mois avant l'examen, j'aurai le temps de tout apprendre... Il reste encore une semaine entière, il est temps... » Et petit à petit, à cause de notre négligence des questions de catégories DANS ils se transforment en affaires de catégorie UN. Et maintenant, c'est la dernière nuit avant l'examen, et nous essayons fébrilement de nous souvenir d'au moins quelque chose, et ça nous tourne dans la tête : "Eh, j'aurais dû commencer à me préparer plus tôt !" Pour éviter un tel scénario d'événements dans votre vie, rendez-vous dans la catégorie affaires DANS il faut l'aborder comme un investissement qu'il faut faire aujourd'hui pour réaliser du profit demain.

AVEC. Sans importance et urgent . Des choses rusées qui aiment « faire semblant d’être importantes ». Ils se déguisent astucieusement en cas de catégorie UN, et ils parviennent souvent à nous tromper : c'est dans la nature humaine de confondre importance et urgence, ce dont profitent les tâches de catégorie C. Ce sont ces tâches qui créent une atmosphère d'agitation, de trouble et de hâte éternelle, mais pour une raison quelconque, cela la situation est souvent considérée comme un indicateur travail actif. Mais même au début du 20e siècle. classique organisation scientifique travail F. Taylor a noté qu'une entreprise bien organisée est celle où personne ne court nulle part, ne s'agite pas et où tout le travail est effectué tranquillement, mais à temps et avec une haute qualité. Examinez attentivement votre société personnelle « I ». Comment vont les choses pour vous?

D. Sans importance et non urgent("poubelle"). Nos pertes de temps sont des cas de ce type. Ils sont souvent agréables et intéressants, donc on préfère y consacrer les meilleures heures, et puis on ne se souvient plus où est passé tant de temps ? De telles choses doivent être « financées » de manière résiduelle, sinon elles « engloutiront » tout le budget de notre époque. Si nous suivons ce principe, ils pourraient bien passer du statut d’absorbeurs à celui de nos assistants.

Faites-en une règle : « J'écrirai un essai sur l'économie, je ferai un devoir sur la gestion du temps et s'il en reste temps libre, je vais jouer pendant une heure

dans un jeu vidéo » et suivez-le strictement. Ensuite, le travail important sera accompli et il y aura du temps pour se divertir.

Avantages de la matrice d'Eisenhower :

- facile à utiliser;

- permet de réduire le nombre de tâches sans importance ;

— permet d'identifier rapidement les tâches et activités prioritaires.

Matrice de gestion du temps de Stephen Covey

Stephen Coveyétait l'une des rares personnes sur la planète à savoir gérer correctement chaque minute du temps.

Covey a travaillé sur l'original système de gestion du temps pendant plusieurs années, en y mettant toute l'expérience pratique qu'il avait accumulée au cours de centaines, voire de milliers de consultations avec des hommes d'affaires et simplement des gens d'affaires qui rêvent de tout sortir du temps. Jusqu'à la toute dernière goutte.

Stephen a écrit plusieurs livres sur la productivité. Le plus connu "Les sept habitudes des personnes très efficaces". Il décrit les habitudes que vous devez adopter pour devenir plus productif.

En bref sur chacune des habitudes :

Etre pro-actif. Changez le monde qui vous entoure pour créer un environnement confortable pour atteindre vos objectifs, vous réaliser et créer. Ignorez les facteurs indépendants de votre volonté, tels que la politique
Agissez en imaginant objectif final. Chacune de vos actions doit viser à atteindre cet objectif
Composer matrice gestion du temps et donner la priorité aux questions importantes et en même temps non urgentes
Agir avec une stratégie Gagnant-gagnant(gagnant-gagnant).

Il y a toujours 2 côtés (participants) à tout problème. Réfléchissez à la manière de le résoudre en même temps et de la manière la plus bénéfique pour tous.
Tout d’abord, efforcez-vous de comprendre une personne ; être compris est une question secondaire. Développez une écoute empathique - en acceptant les émotions, les sentiments et pas seulement les mots d'une personne. Et n'oublie pas de donner le tien
Efforcez-vous de capter l’effet synergique. La synergie signifie que le tout est toujours supérieur à ses parties. L'effet apparaît lorsque vous travaillez sur des tâches difficiles, ainsi que lorsque vous travaillez en équipe
Aiguisez votre scie. Améliorez constamment vos compétences en planification, en communication et en empathie

Le point le plus intéressant et le plus inhabituel de ce qui précède est le troisième point : « Time Matrix ».

Qu'est-ce qu'une matrice de gestion du temps et comment l'utiliser

Une matrice est un modèle par lequel vous pouvez déterminer séquence de tâches.

Physiquement matrice est un carré divisé en 4 carrés plus petits. Mesuré horizontalement urgence, et verticalement - importance.

Toute nouvelle tâche doit être corrélée à l'un des carrés et, en fonction du carré sélectionné, une action spécifique doit être entreprise, par exemple assumer immédiatement la tâche ou la reporter à plus tard.

Options pour traiter les cas

La matrice de gestion du temps de Stephen Covey suggère 4 options pour le développement des actions.

Si c'est urgent et important, cela doit être fait maintenant. La part de ces cas peut atteindre 40 à 50 %. Covey soutient que les tâches urgentes et importantes contribuent peu à la réalisation de vos principaux objectifs. La présence d'un grand nombre de tels cas indique avant tout une situation d'urgence, donc une mauvaise organisation du temps de travail et une faible productivité personnelle.

Si c'est pas urgent et important, puis pour l'exécuter, vous devez sélectionner quantité maximale temps, attention et ressources. Ce sont ces choses qui vous mènent à vos objectifs, ce qui signifie que le bénéfice de l'achèvement est maximum.

Si c'est urgent et sans importance, il faut le déléguer (le confier). Essayez de trouver un artiste pour qui cette tâche est importante. De cette façon, vous gagnerez du temps.

Si c'est pas urgent et sans importance- ne le fais pas. Parfois, il est psychologiquement difficile de refuser de l'accomplir, car l'idée est déjà fermement ancrée dans l'esprit que la tâche doit être accomplie. Si vous ne parvenez pas à faire preuve de volonté et à vous dépasser, inscrivez la tâche sur une liste distincte « À faire un jour ».

Comment faire avec gros montant cas utilisant une matrice

Très probablement, vous êtes une personne très occupée et le nombre de vos tâches se mesure en dizaines.

Essayer de les garder en tête ou de les écrire sur papier est contre-productif.

Nous vous présentons LeaderTask - un programme spécialisé pour l'analyse de cas. LeaderTask prend en charge la technique de gestion du temps de Stephen Covey.

Créez 4 dossiers (projets) dans le programme pour travailler sur la matrice temporelle :

Commencez à les remplir de tâches :

Essayez-le Tâche du leader travailler sur la matrice de gestion du temps Covey.

Télécharger LeaderTask

La matrice d'Eisenhower (du nom du 34e président américain qui l'a inventée) est l'une des méthodes de gestion du temps permettant de déterminer les priorités des affaires quotidiennes. La matrice ressemble à quatre carrés, obtenus en croisant les axes « Important - Pas Important » horizontalement et « Urgent - Pas Urgent » verticalement.

Comment utiliser cette matrice ? Répartissez-y simplement vos tâches (par exemple, les tâches de la journée) en fonction de leur importance et de leur urgence.

Les questions importantes et urgentes sont celles qui sont très importantes et ne peuvent être retardées. Sans eux, tout s’effondrera et il sera trop tard pour les faire demain. Ces choses doivent être faites aujourd’hui avant tout – et sans faute. Exemples de tâches importantes et urgentes : terminer une tâche de projet qui est sur le point d'arriver à échéance ; visite imprévue chez un dentiste, un traumatologue ou un autre spécialiste ; appel téléphonique urgent à un client ou une contrepartie. En théorie, la place des questions importantes et urgentes devrait être vide, mais dans la pratique, parfois, chaque personne a des questions importantes et urgentes, certaines d'entre elles sont générées par la paresse, d'autres par un manque de professionnalisme et d'autres encore par un cas de force majeure.

Les questions importantes mais non urgentes sont des choses importantes qui deviendront urgentes dans un avenir proche. Si vous ne prévoyez pas d’attendre cela et de vous lancer dans une course inutile, portez une attention particulière à ces questions. Exemples de tels sujets : travaux en cours (prévus) sur vos projets ; planifier de nouveaux projets; évaluation des résultats obtenus sur les projets.

Les choses ne sont pas importantes, mais urgentes. En règle générale, ce carré comprend des choses qui ne vous rapprochent pas de votre objectif, quel qu'il soit ; ce sont des choses qu'il faut faire, mais uniquement pour le plaisir de les faire. Félicitations pour son anniversaire (il s'avère que Vasya est né aujourd'hui), l'arrivée inattendue d'invités et autres réunions imprévues et forcées qui ne peuvent être refusées. Si vous pouvez en déléguer quelque chose, confiez-le à quelqu'un, assurez-vous de le faire.

Les choses qui ne sont ni importantes ni urgentes constituent la pire catégorie de choses. Ils ne sont pas importants, ils ne sont pas urgents, mais ce sont ceux que vous voulez faire. Ce sont vos pertes de temps : lire des magazines sur papier glacé, jouer à des jeux informatiques, regarder la télévision et surfer sur Internet.

Important : beaucoup de gens commencent à faire des conneries lorsqu'ils sont simplement fatigués. Quand tu veux, tu veux. C’est donc une mauvaise décision. C'est vrai - planifiez des vacances de qualité (c'est la catégorie Important, mais pas urgent) et reposez-vous de qualité, et ne faites pas de conneries.

En résumé, en tant qu'outil, la matrice d'Eisenhower fonctionne et, de plus, s'organise bien si vous la suivez. Vous pouvez être fier de vous si la case « Important et Urgent » est vide plus souvent : et c'est tout à fait possible si vous traitez plus souvent les affaires de la case « Important, mais pas Urgent ». C'est ainsi que fonctionnent les professionnels !

Il vous sera utile de déterminer avec quelle efficacité vous utilisez votre temps, si vous savez comment fixer des priorités et déléguer des responsabilités.

Écrivez un plan pour une journée à partir de votre hebdomadaire/agenda. Qu'avez-vous fait, quelles tâches
décidé qui vous avez rencontré, qui a interféré avec votre travail, combien de temps cela a-t-il pris ? Divisez ce que vous avez fait dans les quatre quadrants de la matrice d'Eisenhower, en indiquant le temps passé.

Calculer la répartition du temps entre les quatre quadrants ?

Traitement des résultats.

Quadrant I : les questions qui nécessitent une résolution immédiate. Ils sont à la fois urgents et importants.
et crient sur eux-mêmes : « Faites-le ! Décide toi! Répondez à la lettre ! Réunion! Préparez un rapport !

Qu'avez-vous reçu ?
Si le quadrant I s'est agrandi de manière disproportionnée, cela signifie que les délais et les dates vous contrôlent, et non pas vous, votre vie. Peut-être avez-vous simplement tout poussé jusqu'à la dernière limite ? Après tout, il se pourrait très bien que les tâches du quadrant II, qui sont également importantes, mais non urgentes, soient devenues urgentes parce que vous n'avez pas réussi à les terminer à temps ? Il vous manque une approche stratégique du problème. Un manager, ou tout simplement une personne qui se trouve dans une telle situation, est sous l'épée de Damoclès quotidienne du stress provoqué par une situation de crise en cours. Vous n'avez ni le temps ni l'énergie pour réfléchir à des projets à long terme, préparer des propositions pour un nouveau produit, vos amis, les relations avec lesquelles vous appréciez tant, ont oublié à quoi vous ressemblez. Vous rattrapez un train en partance et, à un moment donné, vous vous retrouverez sur un quai vide, le cœur brisé.

Pourquoi?
Vous avez mal défini vos priorités, vous ne savez pas comment déléguer les responsabilités et vous ne faites pas confiance
envers vos employés, vous portez tout le fardeau sur vous-même. Dans cet état de choses, il vous est difficile de comprendre
lire vers le haut, parce que Vous n'avez pas d'avis, aucune vision sur l'avenir de l'entreprise, vous êtes complètement occupé
questions importantes d'aujourd'hui.

Ce qu'il faut faire?
Apprenez à déléguer des responsabilités, développez un adjoint, une doublure, si vous le souhaitez, qui vous remplacera si nécessaire. Préparez une liste de tâches que vos employés peuvent effectuer à votre place. Consultez la feuille de priorités. Déplacez le centre de gravité de votre activité vers le quadrant II.

Règle d’or : une crise est plus facile à prévenir qu’à résoudre.

Quadrant II. Important, mais pas urgent – une belle philosophie ! Si vous avez réussi à répartir votre temps de telle manière que le quadrant II s'est avéré être le plus rempli de tâches, vous pouvez être sincèrement félicité !

Qu'avez-vous reçu ?
Vous savez parfaitement « séparer le bon grain de l'ivraie », vous vous concentrez sur l'essentiel, vous avez votre propre vision de tout, puisque vous avez suffisamment de temps pour réfléchir sereinement aux projets actuels et futurs. Vous entretenez de bonnes relations d'affaires avec vos collègues, vous avez quelqu'un à qui vous adresser pour des questions et des conseils, si nécessaire.

Pourquoi?
Votre système de priorisation est bien adapté à vos activités spécifiques.
Vous savez déléguer des responsabilités et ne perdez pas de temps à résoudre les problèmes des autres.

Quadrant III. Pas important, mais urgent ? Des petites choses sans importance, des objectifs à court terme, des intérêts et des problèmes momentanés.

Qu'avez-vous reçu ?
Ne pensez-vous pas que vous bouchez tous les trous ? Ou l'avez-vous arrangé de cette façon vous-même ? Pourquoi faites-vous la partie la moins importante du travail ? Qui fait le reste pour toi ?

Si, en plus, la deuxième place en termes de temps passé dans votre matrice est occupée par le quadrant IV, alors vous êtes le premier candidat au licenciement.

Pourquoi?
Pour une raison quelconque, vous faites de votre mieux responsabilités professionnelles Seuls les moins importants ont été choisis. De plus, vous avez vous-même déterminé ce qui est pour vous l'essentiel et ce qu'est la vanité des vanités. Si vous admettez vous-même que vous perdez du temps sur des tâches sans importance, alors pourquoi faites-vous cela ? Vous n’avez pas d’objectifs ou de plans clairs, que ce soit pour un avenir proche ou pour l’avenir. perspective à long terme. Cela s'apparente à du sabotage, et vous en souffrirez vous-même en premier.

Ce qu'il faut faire?
Si vous envisagez de chercher un autre emploi, réfléchissez d'abord : sur quel type de recommandation de votre direction actuelle pouvez-vous compter avec un tel enthousiasme au travail ? Il serait sans doute plus judicieux de mettre de l'ordre sur votre lieu de travail actuel, afin que votre patron vous laisse partir les larmes aux yeux et en vous promettant de vous accepter dès que vous souhaiterez revenir. Pour ce faire, il vous suffit « simplement » de déplacer le centre de gravité de vos affaires vers le quadrant II, pour devenir un collaborateur indispensable et véritablement nécessaire. Pour ce faire, vous devez immédiatement revoir votre liste de priorités, vos plannings de tâches et maîtriser toutes les techniques permettant de gagner du temps. Vous n’avez nulle part où vous retirer, vous êtes dans une crise qui pourrait se terminer par un désastre !

Quadrant IV. Questions sans importance et non urgentes. Pour quoi êtes-vous payé ? Cela ne vous dérange pas de dépenser
passer ta vie à faire des choses sans valeur ? Aucun commentaire n'est nécessaire.

« Les questions urgentes ne sont généralement pas les plus importantes,
et les plus importantes ne sont pas les plus urgentes.
D. Eisenhower

Une analyse préliminaire de votre matrice d'Eisenhower a montré que les personnes qui s'efforcent et réussissent évitent de faire les choses dans les quadrants III et IV.

Si la plupart de vos cas se situent dans les quadrants I et III, il vous est utile de lire la note : Quadrants I et III

Chaque jour, nous devons prendre des centaines de décisions, et plus le poste est élevé, plus nous devons prendre de décisions. Comment séparer l’important du sans importance ? Une méthode simple mais productive est le carré Eisenhower, également connu sous le nom de matrice Eisenhower. Ce système, avec , fonctionne très bien pour la planification quotidienne et à long terme. Ci-dessous, vous découvrirez l'auteur de cette technique (c'était une personne extraordinaire), ainsi que les caractéristiques de l'utilisation de la technique « Eisenhower Square » elle-même.

Dwight Eisenhower a vécu l’une des vies les plus productives que l’on puisse imaginer.

Eisenhower fut le 34e président des États-Unis, exerçant deux mandats de 1953 à 1961. Au cours de son mandat, il a lancé des programmes qui ont directement conduit au développement du réseau routier inter-États aux États-Unis, au lancement d'Internet (DARPA), à l'exploration spatiale (NASA) et à l'utilisation pacifique de sources d'énergie alternatives (Atomic Energy Act). ).

Avant de devenir président, Eisenhower était un général cinq étoiles (le grade le plus élevé), commandant suprême des forces alliées en Europe pendant la Seconde Guerre mondiale et responsable de la planification et de l'exécution de l'invasion de l'Afrique du Nord, de la France et de l'Allemagne.

Il a également été président de l'Université de Columbia, est devenu le premier commandant suprême de l'OTAN et a trouvé le temps de poursuivre ses passe-temps de golf et de peinture à l'huile.

Eisenhower avait l’incroyable capacité de maintenir sa productivité non seulement pendant quelques semaines ou quelques mois, mais pendant des décennies. Et pour cette raison, ses techniques de gestion du temps, de gestion des tâches et de productivité ont été étudiées par de nombreuses personnes.

Sa stratégie de productivité la plus célèbre est connue sous le nom de « Place Eisenhower ». Il s'agit d'un outil d'aide à la décision simple que vous pouvez commencer à utiliser immédiatement. Parlons de la manière d'être plus productif et du fonctionnement de la stratégie d'Eisenhower.

"Eisenhower Square" : Comment être plus productif

La stratégie d'Eisenhower pour agir et organiser les tâches est très simple. Il utilise une matrice de décision (dans l'image ci-dessous), dans laquelle vous répartirez vos actions selon quatre possibilités :

Urgent et important (tâches qui doivent être effectuées immédiatement).

Important mais pas urgent (tâches pouvant être planifiées pour être effectuées plus tard).

Urgent mais pas important (tâches pouvant être déléguées à quelqu'un d'autre).

Pas urgent et pas important (tâches qui peuvent être éliminées).

L'avantage de cette matrice est qu'elle peut être utilisée aussi bien pour les plans de productivité à long terme (« Comment dois-je passer mon temps chaque semaine ? ») que pour les petites tâches quotidiennes (« Que dois-je faire aujourd'hui ? »).

Note: J'ai créé le modèle Eisenhower Square sous forme de feuille de calcul. Vous pouvez télécharger ce modèle pour votre usage personnel au bas de l'article. (Au fait, j'ai traduit ce modèle en russe, et si vous souhaitez l'obtenir - .

Différence entre urgent et important

Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important.

-Dwight Eisenhower

Les tâches urgentes sont les tâches auxquelles il faut répondre rapidement : lettres, appels téléphoniques, SMS, actualités. Pendant ce temps, selon les mots de Brett McKay : « Les tâches importantes sont des tâches qui contribuent à notre mission, nos valeurs et nos objectifs à long terme. »

Séparer ces tâches urgentes et importantes est assez facile à faire une seule fois, mais le faire de manière cohérente peut être extrêmement difficile. La raison pour laquelle j’aime la méthode Eisenhower Square est qu’elle fournit un cadre clair pour prendre des décisions sur une base continue. Et comme pour tout dans la vie, la cohérence est la partie la plus délicate.

Voici quelques autres observations que j’ai faites en utilisant cette méthode :

Liquidation avant optimisation

Il y a quelques années, je lisais sur la programmation et je suis tombé sur une citation intéressante :

"Il n'y a pas de code plus rapide que pas de code"

-Kevlin Henney

En d’autres termes, le moyen le plus rapide d’accomplir quelque chose (amener votre ordinateur à lire des lignes de code ou à rayer une tâche terminée de votre liste de tâches) est d’éliminer complètement cette tâche. Il n’y a pas de moyen plus rapide de faire quelque chose que de ne pas le faire du tout. Bien sûr, ce n'est pas une raison pour être paresseux, mais une suggestion pour vous forcer à prendre des décisions difficiles et supprimer toute tâche qui ne vous mène pas vers votre mission, vos valeurs ou vos objectifs.

Trop souvent, nous utilisons les techniques de productivité, de gestion du temps et d’optimisation comme excuse pour éviter la question vraiment importante : « Dois-je réellement faire cela ? Il est beaucoup plus facile de rester occupé et de se dire qu'il suffit d'être un peu plus efficace ou de « travailler un peu plus tard ce soir » que d'éliminer une tâche que l'on est tout simplement à l'aise de faire. Mais en fait ce n'est pas le plus méthode efficace utilisation de votre temps. (Personnellement, j'aime la phrase test « Êtes-vous occupé ou êtes-vous productif ? »).

Comme le dit Tim Ferriss : « Être occupé est une forme de paresse : une pensée paresseuse et une action aveugle. »

Je trouve la méthode Eisenhower particulièrement utile car elle m'oblige à me demander si l'action est vraiment nécessaire, ce qui signifie finalement déplacer la tâche dans le quadrant Supprimer plutôt que de la répéter sans réfléchir. Et honnêtement, si vous éliminez simplement toutes les choses pour lesquelles vous perdez votre temps chaque jour, vous n'aurez probablement pas besoin de conseils sur la façon d'être plus productif dans l'exécution du travail qui compte vraiment.

Est-ce que cela m'aidera à atteindre mon objectif ?

Une dernière remarque : il peut être très difficile d’éliminer les activités inutiles si vous n’êtes pas sûr de la direction dans laquelle vous travaillez. D’après mon expérience, il y a deux questions qui clarifieront l’ensemble de la méthode Eisenhower.

Ces deux questions :

Pour quoi est-ce que je travaille ? Sur quoi est-ce que je travaille ? Dans quelle direction je travaille ?
Quelles sont les valeurs fondamentales que je recherche dans ma vie ?

Ce sont les questions que je me suis posées dans mon bilan annuel et dans mon rapport d’étape. Répondre à ces questions m'a aidé à clarifier les catégories de certaines tâches de ma vie. Après cela, décider quelles tâches effectuer et quelles tâches supprimer devient beaucoup plus facile, car vous comprendrez ce qui est important pour vous.

La méthode Eisenhower n'est pas une stratégie parfaite, mais j'ai trouvé qu'elle était un outil de prise de décision utile pour augmenter la productivité et éliminer les tâches qui consomment de l'énergie mentale, du temps et me conduisent rarement à mes objectifs. J'espère que vous trouverez cette méthode utile.

Article original: http://jamesclear.com/eisenhower-box

P.S. : Petit bonus : modèle Eisenhower Square : j'ai russifié le modèle Eisenhower Square en un tableau que vous pouvez télécharger et utiliser chaque fois que vous souhaitez améliorer votre productivité et éliminer le temps perdu. Vous pouvez l'obtenir en me contactant et je vous enverrai immédiatement une copie du tableau.

La matrice d'Eisenhower est l'une des méthodes permettant de déterminer les priorités des affaires quotidiennes. La matrice ressemble à quatre carrés, obtenus en croisant les axes « Important - Pas Important » horizontalement et « Urgent - Pas Urgent » verticalement.

Comment utiliser cette matrice ? Répartissez-y simplement vos tâches (par exemple, les tâches de la journée) en fonction de leur importance et de leur urgence. Avec le temps, cela deviendra très simple, mais pour l’instant donnons une petite explication.

Questions importantes et urgentes- ceux qui sont très importants et urgents. Sans eux, tout s’effondrera et il sera trop tard pour les faire demain. Ces choses doivent être faites aujourd’hui avant tout – et sans faute. Exemples de tâches importantes et urgentes : terminer une tâche de projet qui est sur le point d'arriver à échéance ; visite imprévue chez un dentiste, un traumatologue ou un autre spécialiste ; appel téléphonique urgent à un client ou une contrepartie. En théorie, la place des questions importantes et urgentes devrait être vide, mais dans la pratique, parfois, chaque personne a des questions importantes et urgentes, certaines d'entre elles sont générées par la paresse, d'autres par un manque de professionnalisme et d'autres encore par un cas de force majeure.

Questions importantes mais pas urgentes- c'est quelque chose d'important qui deviendra bientôt urgent. Si vous ne prévoyez pas d’attendre cela et de vous lancer dans une course inutile, portez une attention particulière à ces questions. Exemples de tels sujets : travaux en cours (prévus) sur vos projets ; planifier de nouveaux projets; évaluation des résultats du projet; visiter le gymnase pour maintenir sa forme physique.

Les choses ne sont pas importantes, mais urgentes. En règle générale, ce carré comprend des choses qui ne vous rapprochent pas de votre objectif, quel qu'il soit ; ce sont des choses qu'il faut faire, mais uniquement pour le plaisir de les faire. Félicitations pour son anniversaire (il s'avère que Vasya est né aujourd'hui), l'arrivée inattendue d'invités et autres réunions imprévues et forcées qui ne peuvent être refusées. Si vous pouvez en déléguer quelque chose, confiez-le à quelqu'un, assurez-vous de le faire.

Pas de questions importantes ou urgentes- c'est la catégorie de cas la plus dégoûtante. Ils ne sont pas importants, ils ne sont pas urgents, mais ce sont ceux que vous voulez faire. Ce sont vos pertes de temps : lire des magazines sur papier glacé, jouer à des jeux informatiques, regarder des programmes télévisés et surfer sur Internet (voir). Votre choix?

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower ?

Champ 1 : Questions importantes et urgentes ;
Champ 2 : Questions importantes, mais peu urgentes ;
3 champs : questions non importantes, mais urgentes ;
Champ 4 : Questions non importantes ou urgentes.

Comment travailler avec le carré Eisenhower ?

Regardons la place Eisenhower plus en détail :

Questions importantes et urgentes. Que mettriez-vous dans cette catégorie ? Combien de choses urgentes et importantes pourraient être écrites sur ce carré ? L’astuce est que la planification d’Eisenhower ne peut être qualifiée d’efficace que lorsque la toute première case est toujours propre, sans une seule entrée. Si vous avez une liste de tâches que vous pouvez attribuer à ce champ de la matrice, cela signifie que quelque chose interfère avec votre travail productif : paresse, manque d'autodiscipline, incapacité à définir correctement les priorités, etc. Tout cela conduit à se précipiter emplois, ce qui a un effet néfaste sur l'état mental et physique d'une personne.
Des questions importantes, mais pas très urgentes. Eisenhower, lors de la création de son système de gestion du temps, était sûr que cette catégorie était la plus importante. Confier une tâche ici en temps opportun et assumer sa mise en œuvre signifie la possibilité de consacrer autant de temps que nécessaire à la résolution du problème. Par exemple, une visite opportune chez un médecin préviendra la maladie, et la rédaction de la thèse d'un étudiant un peu plus tôt que prévu laissera la possibilité de corriger des erreurs.
Ce n’est pas très important, mais c’est urgent. Ce champ de la matrice d'Esenhower est destiné à placer ici les éléments qui interfèrent avec un travail efficace et nécessitent donc une élimination immédiate. Par exemple, réparer un ordinateur cassé, aider votre belle-mère à transporter des meubles jusqu'à la maison de campagne, etc.
Pas de questions urgentes ou importantes. Dans la matrice des priorités, il y a également une place pour les choses que nous faisons tous les jours afin de ne plus penser au travail. Ce sont de longues conversations au téléphone, regarder des séries télévisées, des flux d'amis, écrire des lettres, etc. Autrement dit, toutes ces choses qui sont agréables, mais pas nécessaires. Eisenhower, parlant des priorités, a qualifié ces activités de « perte de temps » qui affectent négativement la productivité du travail.

Comment séparer les tâches urgentes des tâches importantes et faire de réels progrès dans la vie.

Eisenhower Priority Matrix ou simplement « Priority Matrix » - vous aide à résoudre les problèmes et à les définir priorité par urgence et importance, mettant en évidence les tâches moins urgentes et importantes que vous devriez soit déléguer, soit ne pas faire du tout.

La stratégie d'Eisenhower pour agir et organiser vos affaires est simple. En utilisant la matrice de décision ci-dessous dans votre gestion du temps, vous diviserez vos actions en fonction de quatre possibilités.

Urgent et important– tâches qui doivent être accomplies immédiatement.
Important, mais pas urgent– les tâches qui doivent être planifiées pour être effectuées plus tard.
Urgent, mais pas important– des tâches qu’il est préférable de déléguer à quelqu’un d’autre.
Ni urgent ni important- des tâches que vous préféreriez ne pas effectuer du tout.

L'avantage de cette matrice est qu'elle peut être utilisée pour des tâches de productivité à grande échelle - "Comment dois-je passer mon temps chaque mois de l'année ?" Et pour les petits projets quotidiens : « Que dois-je faire maintenant ? »

Qui est Eisenhower ?

L'exercice a été inventé par Dwight D. Eisenhower, général cinq étoiles de la Seconde Guerre mondiale et 34e président des États-Unis, qui était un gestionnaire efficace.

Dans le livre d'auto-assistance qui définit le genre, The 7 Habits of Highly Effective People, Stephen Covey a distillé les idées d'Eisenhower dans un outil simple pour hiérarchiser les tâches, maintenant connu sous le nom de matrice d'Eisenhower (ou matrice de gestion du temps, Eisenhower Square et méthode Eisenhower).

Ce cadre de priorisation vous aide à lutter contre l’effet « urgence ». éliminer la perte de temps et d’efforts dans la planification de la vie et créez plus de liberté mentale pour atteindre vos objectifs.

Jetons un coup d'œil à l'intérieur de la place Eisenhower.

Quadrant 1 : faites-le immédiatement

Le quadrant 1 contient des tâches à la fois urgentes et importantes. Ce sont des choses à « faire en premier », car elles sont importantes pour votre vie ou votre carrière d’une manière ou d’une autre et doivent être faites immédiatement. Vous pensez que ces choses sont critiques.

Ce sont les choses qu'il faut faire pour éviter les conséquences négatives. Il est important d'être capable de gérer les objectifs dans ce quadrant de la matrice d'Eisenhower.

Un exemple de mini-objectif du segment 1 de votre carrière pourrait être de répondre à un e-mail urgent d'un client.

Cette matrice peut également être utilisée dans votre vie personnelle. Un exemple d'une telle fonction dans la vie personnelle pourrait être l'enregistrement d'un nouveau-né, les douleurs à l'épaule et la nécessité de trouver un massothérapeute, ou l'achat de billets pour le train de demain.

Quadrant 2 : Décider quand le faire

Les tâches du segment 2 sont importantes mais pas urgentes. C’est là que vous souhaitez investir la majorité de votre temps. Problèmes de ce quadrant de la matrice d'Eisenhower alignez-vous sur vos objectifs à long terme.

Quels sont des exemples de ces problèmes ? Évidemment ceci objectifs de planification à long terme. Par exemple, l’exercice est important pour votre santé, mais vous pouvez décider quand le faire. Vous devriez également passer du temps avec votre famille, mais encore une fois, cela doit s'adapter à votre emploi du temps.

Dans votre carrière, vous trouverez peut-être utile d'obtenir l'éducation supplémentaire ou former une nouvelle compétence professionnelle. Ces choses sont bonnes pour votre carrière, mais elles n’ont pas besoin d’être faites immédiatement.

Ici, vous devez comprendre que chacun a des buts et des objectifs différents. Donc, ce n’est pas parce que quelque chose entre dans le quadrant 2 pour vous que c’est le cas pour l’autre personne. De plus, ce n’est pas parce que ces choses ne sont pas urgentes qu’elles ne sont pas importantes.

Les gens associent souvent l’urgence à l’importance, ce qui n’est pas toujours vrai.. Puisque vos objectifs restent les mêmes, tout ce qui vous sera bénéfique à long terme passe au second plan selon la méthode Eisenhower.

Quadrant 3 : Délégué

Avez-vous déjà eu l'impression d'accorder trop d'attention à une tâche qui, avec le recul, n'était pas très importante ? Ou pensez-vous que vous devez faire quelque chose maintenant, mais en réalité ce n'est pas le cas ?

Si tel est le cas, tu n'es pas seul.

Cette erreur courante se produit souvent lorsque quelqu'un vous demande de faire quelque chose qui ne vous profite pas directement ou ne vous rapproche pas de vos objectifs. Pour les problèmes du quadrant 3, la matrice d'Eisenhower est précieuse apprendre et comprendre comment déléguer certaines choses.

Quand vous pensez que quelque chose est urgent alors que ce n’est vraiment pas le cas. Il s’agit généralement d’une source externe de distraction. Exemples – vérifier constamment votre E-mail ou par téléphone, ou encore en répondant aux personnes dès qu'elles tentent de vous contacter.

Vous décidez que c'est urgent pour le moment, alors vous arrêtez ce que vous faites pour résoudre le problème. Mais en réalité, tout cela peut attendre.

Si vous êtes occupé à travailler sur un projet et que le téléphone sonne, il n'est pas essentiel que vous y répondiez maintenant. De cette façon, vous pouvez déléguer cette tâche à quelqu'un d'autre. Cela peut sembler urgent au moment où cela se produit, mais ces petites choses peuvent être gérées par d’autres personnes.

Quadrant 4 : éliminer

Honnêtement, tout le monde devrait essayer d'éviter les tâches du quadrant 4. Ces tâches ne sont qu'une perte de temps et devraient être éliminées de votre liste de tâches.

Si vous parvenez à identifier et à éliminer toutes vos activités dans ce segment, vous disposerez alors du temps libre dont vous avez besoin pour investir dans votre travail au deuxième trimestre.

Quelques exemples d'activités du quadrant 4 sont jouer à des jeux vidéo, regarder des émissions de télévision que vous avez déjà vues ou naviguer sans réfléchir sur le Web.

Cela signifie-t-il que rien dans le secteur 4 ne devrait faire partie de votre vie ? Non. L'équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle est important, et Les temps d'arrêt vous aident à vous ressourcer.

L'objectif de la matrice d'Eisenhower en tant qu'outil de priorisation est de passer la plupart de votre temps dans le quadrant 2, tout en ayant suffisamment de temps dans le quadrant 4.

Comment équilibrer vos quadrants de la matrice

Selon Stephen Covey, le segment 2 est le « quadrant de qualité », où le temps consacré à ces tâches augmente votre efficacité globale. C’est là que la croissance personnelle et professionnelle rencontre la planification, la prévention et l’action.

Pour évaluer où vous vous situez sur la matrice des priorités d'Eisenhower, commencez à suivre votre temps et vos objectifs. Si vous conservez un planificateur pour la gestion du temps, vous pouvez facilement voir une liste de toutes les activités que vous avez terminées et quand vous les avez terminées.

Une fois que vous disposez de plusieurs jours de données, asseyez-vous et organisez vos activités en quadrants en posant les questions suivantes :

Était-ce urgent pour moi ?
Etait-ce important pour moi ?

N'oubliez pas que vous choisissez ces critères uniquement en fonction des résultats que vous souhaitez, et non de ceux de quelqu'un d'autre.

Travailler avec chaque carré de la matrice d'Eisenhower

Une fois vos tâches triées dans les quartiers appropriés, chronométrez votre journée. Découvrez où est passé votre temps. Etes-vous satisfait de votre balance carrée ?

Si vous passez beaucoup de temps au premier trimestre, prenez le temps de planifier pour anticiper et prévenir les problèmes :

Organisez un plan hebdomadaire ou même mensuel en fonction de vos objectifs et délais actuels. À la fin de chaque semaine, faites un bilan hebdomadaire.
Réfléchissez à l’efficacité de votre plan et ajustez-le pour la semaine prochaine. Si la plupart de vos problèmes K1 proviennent de sources externes, élaborez une stratégie pour mieux les planifier et les anticiper.
Vous devrez peut-être développer une routine de travail plus proactive avec un collègue ou un client, ou discuter avec votre patron de la possibilité de rééquilibrer votre charge de travail excessive. S'il y a un client en particulier qui crée beaucoup d'activité au K1, le travail n'en vaut peut-être pas la peine.

Si vous passez du temps au troisième trimestre, déléguez, éliminez ou limitez le temps que vous consacrez aux tâches suivantes :

Développez une stratégie et notez les étapes spécifiques pour limiter ces problèmes.
Pouvez-vous les déléguer ? Peux-tu juste dire non ? Pouvez-vous combiner ces types d’activités en une seule journée dans la semaine ?
Pouvez-vous avoir une discussion ouverte avec votre patron sur le temps que vous consacrez aux problèmes « occupés » ?
Prévoyez du temps dans votre semaine pour suivre ces étapes.

Si vous passez du temps au quatrième trimestre, vous pourriez être dépassé, stressé ou simplement éviter les problèmes :

Suivez votre temps pour identifier vos plus grosses pertes de temps et élaborez une stratégie pour les éviter ou les limiter.
Élaborez un plan pour lutter contre la procrastination avant qu’elle ne commence.
N'oubliez pas que parfois, il est normal de simplement se détendre, mais les activités de ce quadrant ont des rendements décroissants si elles sont surutilisées.

5 conseils pratiques de gestion du temps pour travailler avec la matrice d'Eisenhower

Mettre des choses sur une liste libère votre esprit. Mais la question est toujours de savoir quoi faire en premier. Essayez de pratiquer la méthode des Alpes.
Essayez-le limitez-vous à pas plus de 8 activités en un quart. Avant d’en ajouter un autre, complétez d’abord celui ayant la priorité la plus élevée. N'oubliez pas : il ne s'agit pas de collecter, mais d'accomplir des tâches.
Vous devriez toujours soutenir uniquement une liste pour les tâches professionnelles et privées. De cette façon, vous ne pourrez jamais vous plaindre de ne rien faire pour votre famille ou pour vous-même à la fin de la journée.
Ne vous laissez pas distraire et ne laissez pas les autres vous distraire.. Ne laissez pas les autres déterminer votre priorité. Planifiez le matin, puis commencez à travailler. Et à la fin, appréciez le sentiment d’achèvement.
Enfin, essayez dur ne tergiverse pas, même grâce au super contrôle sur vos tâches.